Come impostare tipolgie virtuali e equivalenze

Quanto descritto di seguito è riferito alle modalità di configurazione da gestire per le necessità di strutture complesse, che impegnano alloggi comunicanti, posti letto, camerate, piazzole, e quant’altro è possibile ipotizzare come tipo alloggio/risorsa virtuale all’interno della propria struttura.

Contestualmente allo sviluppo della tipologia virtuale, per le tipologie fisiche è stato aggiunto il concetto di Equivalenza in maniera da poter vendere liberamente una tipologia impegnandone una in equivalenza, nel caso sia stato raggiunto il limite di impegni per la specifica tipologia.

Importante

Dato che nel presente documento sono riportati alcuni termini probabilmente poco usati nel gergo del ricettivo, si riporta di seguito un breve legenda:

• Virtuale: è il tipo alloggio vendibile in fase di prenotazione, che si compone di uno o più alloggi fisici, identificati con alloggi numerati (es. DP 101 + SNG 201) per impegno fisico e alloggi non numerati (es. Doppia + Singola) per impegno virtuale con assegnazione alloggio fisico prima del check-in.
• Ombra: impegno derivato da una tipologia virtuale (es. impegno fisicamente una tipologia Family e contestualmente impegno virtualmente due doppie, la cui colorazione nell’agenda risulta diversa da quella fisica (definito impegno Ombra)(vedi più avanti).
• Comunicante: tipo alloggio riferito a due o più tipologie fisiche che vengono raggruppate in alloggio virtuale per consentire di velocizzare l’impegno in prenotazione e/o la registrazione ospiti in check-in della risorsa principale, senza gestire la risorsa secondaria che resterà impegnata in modalità ombra, al fine di essere conteggiata nel riepilogo delle risorse da riassettare a livello di pulizia.
• Posti Letto / Camerate:  tipi alloggi gestiti in tipologie ricettive Ostelli o similari, che prevedono di vendere contestualmente sia il singolo posto letto (numerato o meno) sia l’intera camerata (numerata o meno). Come sarà descritto più avanti, l’impegno di un singolo posto letto non consentirà l’impegno della relativa camerata (qualora siano entrambi identificati) oppure andrà ad impegnare il primo posto disponibile nella camerata, sino a riempimento, come da funzionalità Tetris implementata nel sistema. N.B.: l’impegno virtuale o non numerato dovrà necessariamente essere identificato in fase di check-in.

Configurazione Alloggi Comunicanti

Per gestire gli elementi necessari per la creazione dei tipi alloggi riferiti ad Alloggi Comunicanti, occorre accedere alla pagina Tipologie di Alloggio, selezionare il pulsante Aggiungi e scegliere tra il tipo alloggio fisico o virtuale.

Nello specifico esempio riportato di seguito si procede con la creazione del Tipo Alloggio virtuale. Nella fase di configurazione occorre impostare i dati necessari al riconoscimento della Tipologia Alloggio, nell’esempio specifico Comunicante M+xx, così configurata in esempio:

• Nome Personalizzato: Comunicante M+xx (camera matrimoniale + camera due letti).
• Inventario: quante tipologie virtuali sono vendibili in struttura.
• Persone: quante persone possono occupare il tipo alloggio (Comunicante = massimo riempimento).
• Prezzi per occupazione

Dopo aver effettuato il salvataggio delle impostazioni, nella pagina delle Tipologie si visualizza il nome personalizzato contrassegnato da etichetta Virtuale per facile individuazione.

A discrezione vostra di spostare la posizione della tipologia tramite il simbolo evidenziato nell’immagine, in maniera da acquisire la medesima posizione nell’agenda.

Di seguito si riportano i passaggi per la personalizzazione della descrizione dell’alloggio (a discrezione vostra), da effettuare in modalità modifica della tipologia creata, selezionando il pulsante Modifica Alloggio evidenziato nell’immagine di esempio. Il nome personalizzato sarà poi riportato nell’agenda.

Il prossimo passaggio è necessario per impostare le composizioni fisiche della tipologia virtuale, in maniera che la procedura possa impegnare la tipologia virtuale e contestualmente le tipologie fisiche corrispondenti. N.B.: in questa fase occorre identificare esplicitamente quali alloggi fanno capo alla tipologia virtuale.

Nell’immagine di esempio, selezionando il pulsante Configura Composizioni, si potrà indicare quali tipologie fisiche impegnare in fase di prenotazione della tipologia virtuale Comunicante. Questo esempio è valido per tutte le tipologie che possono essere considerate Comunicanti.

N.B.: se la tipologia virtuale è una sola non occorre gestire la configurazione generica della risorsa virtuale.

Visualizzando l’agenda, le tipologie Comunicanti sono visualizzate come tutte le altre, più avanti sarà descritta la differenza degli elementi visualizzati come Impegno (Prenotazione, Occupazione, Indisponibilità), quindi, nell’esempio specifico, se si striscia un periodo di soggiorno per la Comunicante 001, la procedura impegnerà contestualmente, in modalità Ombra (vedi legenda nella pagina iniziale del presente documento), i rispettivi alloggi fisici Doppia/Matrimoniale 4000 + 4001.

Configurazione Posti Letto e Camerate  

Per gestire la configurazione dei tipi alloggi riferiti agli Ostelli e strutture ricettive similari, occorre accedere alla pagina Tipologie di Alloggio (come descritto nella sezione precedente, relativa alle tipologie Comunicanti), selezionare il pulsante Aggiungi e scegliere tra il tipo alloggio fisico o virtuale.

Nelle due fasi che sono visualizzate nell’immagine, occorre impostare i dati necessari al riconoscimento della Tipologia Alloggio, nel caso specifico Posto Letto (fisico), così configurato in esempio:

• Nome Personalizzato:
• Posto Letto M (maschi) o Posto Letto F (femmine) o semplicemente Posto Letto.
• Posto Letto (4) in camerata da max 4 posti letto.
• Inventario: quanti posti letto M (maschi) o F (femmine) sono presenti fisicamente in struttura.
• Persone: quante persone possono occupare il tipo alloggio (Posto Letto=1).
• Prezzi per occupazione (da impostare per Posto letto)

Successivamente alla configurazione dei posti letto occorre configurare la controparte virtuale, tipicamente Camerata, che raggruppa i posti letto per classificazione (Maschi, Femmine, Adulti, Giovani, etc.).

Nell’immagine riportata di seguito si visualizza un esempio di configurazione riferita alla tipologia virtuale, appositamente identificata nella parte alta della pagina.

Nella fase di configurazione occorre impostare i dati necessari al riconoscimento della Tipologia Alloggio, nel caso specifico Camerata (virtuale), così configurata in esempio:

• Nome Personalizzato:
• Camerata M (maschi) o Camerata F (femmine) o semplicemente Camerata.
• Camerata (4) max 4 posti letto.
• Inventario: quante camerate M (maschi) o F (femmine) sono presenti fisicamente in struttura.
• Persone: quante persone possono occupare il tipo alloggio (Camerata = massimo riempimento).

Al termine delle configurazioni riferite alle tipologie alloggi virtuali o fisici, nella pagina Tipologie di Alloggio saranno visualizzati i seguenti elementi:

• Nome: descrizione configurata nella pagina del tipo alloggio specifico, contrassegnata da etichetta Virtuale, qualora riferito alla singolare configurazione.
• Inventory: quantità inventariali presenti in struttura, da non sommare algebricamente poiché riferite a tipologie fisiche e virtuali.
• Occupazione: numero posti base ed eventuali aggiungibili per singola tipologia.

N.B.: si consiglia di ordinare le tipologie virtuali o fisiche assieme, in maniera da visualizzare in Agenda l’eventuale impegno virtuale corrispondente e non dover scorrere l’agenda in alto o in basso. L’ordinamento si effettua selezionando la tipologia dall’icona a sinistra (6 punti) con trascinamento in alto o in basso e rilascio della tipologia nel posto scelto.

Anche se non totalmente rappresentativo, si riporta un esempio di ordinamento tipi alloggi fisici e virtuali.

Nell’immagine si visualizzano prima i Posti Letto M, per un totale di 8 unità fisiche e di seguito le Camerate M, per un totale di 2 unità, che possono essere contestualmente impegnate sia dal singolo impegno del posto letto sia da impegno totale della massima occupazione anche se non sono impegnati tutti i posti.

Di seguito si visualizzano gli elementi riferiti ai Posti Letto e Camerate F per un totale di 4 letti e 1 Camerata.

A completamento della configurazione, si riportano le impostazioni da gestire nella pagina Alloggi, dove si potrà identificare con numeri e/o lettere l’accoppiata camerata / posto letto (a discrezione vostra).

Il passaggio successivo è necessario per gestire la configurazione delle composizioni degli alloggi riferiti agli impegni da gestire nella fase di prenotazione, check-in o indisponibilità, poiché la procedura gestirà impegni a cascata partendo dalla tipologia richiesta, sia essa virtuale (scelgo la camerata e di seguito vengono impegnati i posti letto sino alla massima occupazione prevista, oppure fisica (scelgo il posto letto e di seguito si impegna la camerata in maniera che non si possa impegnare per intero).

L’immagine di esempio riporta la configurazione completa di alloggi identificati, in maniera che tutto l’iter di prenotazione e check-in dell’alloggio non abbia problemi di alloggi già impegnati da altre pratiche.

Impostazione Equivalenze tipi Alloggi

Gli elementi descritti di seguito sono riferiti alle impostazioni delle tipologie equivalenti, per consentire la gestione degli impegni di una tipologia che ha esaurito la disponibilità, impegnando altre tipologie similari o superiori (ho necessità di due doppie ancora ma ne ho una sola, con le equivalenze il sistema impegna la doppia residua e la prima tipologia equivalente impostata nella pagina del tipo alloggio (vedi esempio).

Dalla pagina Tipologie Alloggi, aprire il tipo alloggio (fisico) desiderato, selezionare il pulsante Configurazione Equivalenze e procedere come indicato nell’immagine di puro esempio.

Nel caso che non vogliate essere interrotto nella fase di pianificazione impegni scegliendo di volta in volta la tipologia da assegnare per richiesta esaurita della precedente, si dovrà attivare il flag nel check-box contrassegnato nell’immagine di esempio.

È sempre possibile invertire le priorità di assegnazione equivalenze tramite selezione del simbolo presente nella riga della tipologia equivalente, trascinando la riga sopra o sotto la posizione attuale.

Esempio impegno Prenotazione Alloggi Comunicanti

Terminata la fase di configurazione, si descrivono di seguito i comportamenti della procedura in fase di creazione prenotazione di una tipologia virtuale Comunicante.

Solo a titolo di esempio si riporta nuovamente la configurazione delle composizioni impostate in precedenza, dove si evince che impegnando la Comunicante 001 saranno impegnati, in modalità Ombra, gli alloggi 1001 + 1002.

L’immagine di esempio riporta la composizione della seconda tipologia comunicante, con gli alloggi 4000 e 4001 impostati come alloggi fisici.

In precedenza, è stato mostrato l’impegno ombra degli alloggi fisici poiché era stata prenotata la tipologia virtuale. Di seguito si mostra l’impegno della tipologia virtuale Comunicante 002 a seguito Prenotazione di uno dei due alloggi che compongono la tipologia virtuale, il 4000.

Anche se poco visibile nel suo contesto, la linea del bordo dell’impegno ombra seguirà la colorazione dell’impegno corrispondente, quindi blu per Prenotazioni, verde per Check-in, arancione per Check-out, mentre sarà visualizzato diversamente per gli impegni di Indisponibilità, come descritto più avanti.

Se l’impegno di un alloggio fisico (4000) ha contestualmente impegnato in modalità ombra la tipologia virtuale (Comunicante 002), deve essere chiaro che nell’agenda saranno riportati anche gli altri impegni ombra del secondo alloggio (4001), che potrà essere impegnato indistintamente nello stesso periodo dell’impegno della tipologia virtuale precedente (vedi immagine).

Esempio impegno Prenotazione Posti Letto e Camerate

Quanto visualizzato nell’immagine riportata di seguito, è riferito agli impegni fisici e virtuali dei Posti Letto, in esempio il 701, posto letto maschile, che a seguito della prenotazione fisica ha impegnato contestualmente la camerata corrispondente 7000 in modalità Ombra.

Sempre al fine di esempio, impegnando fisicamente la camerata femminile 9000, sono stati impegnati in modalità Ombra gli alloggi corrispondenti 901 - 904.

Quanto descritto in precedenza è vero fintanto che nell’agenda la prenotazione del posto letto sia assegnata in maniera specifica (pin sulla pratica).

L’esempio sotto riportato visualizza una prenotazione per il posto letto residuo (702) nella camerata 7000, ma il relativo impegno ombra è invece andato per la camerata 8000.
Questo scenario risulta comunque corretto perché la procedura impegna il primo spazio disponibile nel periodo di soggiorno, sia per elementi fisici che virtuali, poiché in prima battuta è possibile che si possa voler assegnare il posto letto nell’altra camerata.

Non appena si assegna fisicamente l’alloggio alla prenotazione, anche l’impegno virtuale si allinea di conseguenza.

Esempio impegno Check-in Alloggi Comunicanti

Nell’immagine di esempio riportata di seguito, si visualizza una prenotazione fisica del tipo alloggio Comunicante (001), con i due impegni virtuali negli alloggi fisici (1001 + 1002).

Nello specifico esempio la registrazione delle anagrafiche, il check-in e la generazione dei conti si gestisce dall’alloggio comunicante.

Esempio impegno Check-in Posti Letto

In questo esempio, si visualizza una prenotazione fisica del tipo alloggio Posto Letto (701), con il relativo  impegno virtuale nella Camerata (7000).

Lo specifico check-in è gestito per il singolo posto letto, che rappresenta un alloggio a tutti gli effetti, quindi registrazione anagrafica ospite, generazione conti, anticipi e quant’altro gestito per gli altri alloggi.

Esempio impegno Check-in Camerate

In questo esempio, si visualizza una prenotazione fisica del tipo alloggio Camerata (9000), con i relativi  impegni virtuali negli alloggi di tipo Posto Letto (901 - 904).

Nell’immagine si visualizza il check-in alloggio di tipo Camerata, ma con registrazione parziale ospiti, ipotizzando che solo due ospiti vogliano avere l’alloggio riservato, pagando comunque per intero.

Esempi impegni Indisponibilità tipi alloggi virtuali

In questo esempio, si visualizzano due gestioni di impegni per Indisponibilità:

• Posto Letto fisico: rende indisponibile contestualmente la camerata di riferimento ma consente la vendita dei rimanenti posti letto nello stesso periodo di indisponibilità.
• Camerata: rende indisponibile solo la camerata di riferimento ma consente la vendita dei rimanenti posti letto nello stesso periodo di indisponibilità.

N.B.: questa caratteristica è voluta al fine di consentire di bloccare la vendita on line della camerata e di vendere per singolo posto letto. Nel caso si volesse rendere indisponibili tutti i posti letto si dovrà gestire la procedura di Indisponibilità per i posti letto fisici che renderanno indisponibile la Camerata.